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Jürgen Rixgens

Ideal und Wirklichkeit

oder warum es so wenige mitreißende Präsentationen gibt

Einleitung

Gibt man einem durchschnittlich gebildeten Mitteleuropäer etwa dreißig Minuten Zeit zum Nachdenken über die Frage, was eine gelungene Präsentation ausmacht, könnte man den Ratgebermarkt leicht um eine weitere Fassung von „Zehn goldenen Regeln für erfolgreiches Auftreten“ bereichern. Denn normaler­weise lassen sich die wichtigsten Punkte über das Für und Wider überzeugender Auftritte mit gesundem Menschenverstand herleiten.

Umso interessanter erscheinen unter dieser Prämisse die Erkenntnisse, dass Verlage, Volkshochschulen und Trainingsinstitute rege Nachfrage nach genau diesen goldenen Regelsammlungen verzeichnen und dass die Mehrzahl der besuchten Vorträge farb- und wirkungslos an einem vorbeiziehen.

Dieser Beitrag zeigt Ursachen, aber auch mögliche Auswege. Als Erklärungsgrundlage dienen Erkenntnisse aus der Kommunikations­psychologie und der Rhetorik, vor allem aber Erfahrungen des Autors aus zahl­reichen Konferenzen, Symposien und Kommunikationstrainings.

Dazu werden zunächst die Elemente der Präsentation modellhaft vorgestellt, welche Fehlerquellen für Vorbereitung und Vortrag darin enthalten sind und wie man ihnen sinnvoll begegnet.

Elemente der Präsentation

Präsentationen lassen sich sowohl chronologisch in die drei Phasen der Vor­bereitung, des Vortrags und der Nachbereitung als auch logisch in die vier Elemente des Vortrags gliedern. Darin enthalten sind erstens die “Situation“, also das Raum-Zeitgefüge mit Medieneinsatz, in der die Präsentation gehalten wird, zweitens die Botschaft oder „Es“, drittens der Empfänger, hier als „TOS“ (=The Other Side) bezeichnet, und viertens die Person, die vorträgt, also der Sender oder Präsentator.

In der Praxis herrscht Einigkeit darüber, dass man eine gute Präsentation vorbereiten muss, allerdings ist man sich uneins, was genau diese Vorbereitung umfasst. Die typischen Mängel, aber auch unnötige Mehrarbeit werden im Folgenden beschrieben und entsprechende Verbesserungsvorschläge daraus abgeleitet.

1.Die Situation

Häufig werden die externen Gegebenheiten bei einer Präsentation zu wenig berücksichtigt. Im Einzelnen sind es die Antworten auf die Fragen, wo, wann, wie lange und mit welchen Hilfsmitteln der Vortrag stattfindet. So führen mangelnde Informationen über die Räumlichkeiten, die zeitliche Dimension und die zum Einsatz kommenden Medien bei einer Präsentation oft zu unverhofften Schwierigkeiten.

Als Hilfestellung dient ein Fragenkatalog zum gesamten Komplex dieser Situa-tion. So müssen zunächst die Lichtverhältnisse auf die Erfordernisse des Vortrags geprüft werden. Ist richtige Helligkeit genauso gewährleistet wie eventuelle Verdunkelung, auch bei Sonneneinstrahlung? Wird man als Redner vom Scheinwerferlicht oder als Zuschauer von der Sonne geblendet? Kann ich mich als Vortragender auf der Bühne frei bewegen oder gibt es Limitationen aufgrund der Beleuchtung? Ist das Vortragspult höhenverstellbar? Welche Mikrofontechnik wird benutzt? Kann ich als Vortragender problemlos damit umgehen? Die einzig möglichen Antworten darauf gibt eine technische Ablaufprobe vor der Präsentation, die so frühzeitig angesetzt werden muss, dass eventuelle Veränderungen noch durchgeführt werden können. Neben diesem Licht- und Soundcheck gehören zur Situationsvorbereitung auch die Proben für den Aufgang zur Präsentation, mögliche Übergaben an andere Redner sowie der Abgang. Dies ist deshalb wichtig, da die Zuhörer den ersten und den letzten Eindruck besonders gut in Erinnerung behalten (primacy und recency effect) und hier unnötige Unsicherheiten behoben werden könnten.

In der Geschäftswelt von heute hat sich die Powerpoint-Präsentation quasi zum Standard entwickelt. Die Vorteile sollten in aller Regel in einfachen visuellen Unter­stützungen des Gesagten bestehen. Häufig werden allerdings zu viele Folien für den zur Verfügung stehenden Zeitrahmen gezeigt, wobei die Folien selbst mit zu viel Text überladen sind. Die Ursachen für diese De-facto-Überforderung der Zuhörer liegen vor allem darin, dass viele Präsentationsfolien gleichzeitig als Unterlagen dienen, woraus sich eine unglückliche Konsequenz ergibt: als Präsentationsform sind die Folien überladen, als Dokument zum Nachlesen aber nicht ausführlich genug. Empfohlen werden kann also nur hier eine klare Trennung vorzunehmen und die Folien nach dem Vorsatz zu erstellen: Folien sind als Unterstützung für den Zuhörer gedacht und nicht zur Hilfe des Redners. Letzteres ist aber nicht unüblich, da auch ohne große Vorbereitung des Redners leicht eine pseudo­kompetente Karaoke-Präsentation vorgeführt werden kann.

Die Gestaltung der Folien ist wichtig, aber nicht Bestandteil dieser Abhandlung. Es sei lediglich darauf hingewiesen, dass diesem Teil der Vorbereitung ein unverhältnismäßig hoher Zeitanteil zukommt. In diesem Rahmen soll allerdings noch auf andere Störfaktoren hingewiesen werden wie mögliche Farb­differenzen zwischen Computerbildschirm und Beamer, was sich auch durch rechtzeitiges Ausprobieren erkennen und beheben lässt. Ebenso sollte der Fall durchgespielt werden, wie die Präsentation bei Stromausfall oder anderen tech­nischen Defekten weiter sinnvoll gehalten werden kann.

Abschließend sei noch auf das richtige Zeitmanagement hingewiesen. Dies umfasst die konkrete Planungszeit zum Erstellen und Proben der Präsentation, die Dauer des Vortrags mit eingeplanten Möglichkeiten einer Straffung (häufig!) oder Erweiterung (sehr selten!) und nicht zuletzt eine pünktliche Anreise mit leichtem Zeitpuffer, um sich nicht völlig unnötig in eine Stresssituation zu begeben.

2.Die Botschaft – Es

Der überwiegende Teil der Vorbereitung wird in der Regel auf die inhaltliche Erstellung und die grafische Darstellung der Präsentation gelegt. Dennoch sind auch hier häufig handwerkliche Fehler zu beobachten, die zu Missverständ­nissen führen: Informationen werden nicht so verstanden, wie sie gemeint sind. Die ersten Schritte rhetorischen Verhaltens bestehen deshalb in der unmiss­verständlichen und klaren Darstellung von Informationen. Dazu gehören eine knappe und eindeutige Zielformulierung, eine logische und nachvollziehbare Struktur sowie eine verständliche und angemessene Ausdrucksweise.

Im Einzelnen bedeutet das: Es muss zunächst geklärt werden, warum diese bestimmte Präsentation gehalten wird. Je nachdem, ob Problembewusstsein geweckt, eine Entscheidung getroffen, eine Investition gebilligt oder für eine Sache motiviert werden soll, wird die Präsentation anders erstellt werden müssen.

Zur Redegliederung fallen in der Praxis vor allem mangelnde Nachvollziehbar­keit der Struktur des Hauptteils auf sowie verkürzte Einleitungen und schwache Redeabschlüsse. Im Hauptteil bieten sich folgerichtig Strukturen und Varia­tionen der Drei-Schritt-Rede an, also erst Thema und eigene Problemsicht dar­stellen, dann die Lösung mit Begründung erläutern, um dann im Abschluss die Konsequenz und mögliche Perspektive vorzustellen. Selbstverständlich sind je nach Redeziel andere Strukturen nicht nur möglich, sondern erwünscht. Ent­scheidend bleibt aber, dass jeder Aufbau klar und leicht nachvollziehbar gestal­tet wird.

Die Gestaltung des Anfangs einer Präsentation bereitet häufig Schwierigkeiten, da ‑ vielleicht mit Ausnahme jener Phase, in der den Zuhörern eine Orientierungshilfe gegeben werden soll ‑ nicht allein mit rationalen Argumenten gearbeitet werden kann. Die Rhetorik verlangt nach plausiblen Begründungen der Argumente. Da diese zwar leicht eingängig, aber auch leicht widerlegbar sind, werden sie zu Unrecht gemieden. Gerade in Anfangs­situationen sind sie notwendig, um Kontakt aufzubauen, Neugierde zu wecken oder auch um persönliche Erfahrungen einzubringen.

Auch beim Abschluss der Rede zeigen sich häufig signifikante Schwächen. Neben dem Fehlen der Ankündigung des Schlusses zur Aufmerksamkeits­steigerung, einer Zusammenfassung der Kernpunkte und einem Ausblick ist rhetorisch vor allem das Fehlen der ethischen Argumentation auffällig. Sie besteht aus gemeinsamen Wertvorstellungen, die in Schlagworte oder Hoch­wertwörter gekleidet sind und bewirken, dass ein verantwortliches Denken ange­sprochen wird. Des Weiteren ist diese moralisch-ethische Argumentationsweise wichtig, wenn eine Wirkung gewünscht ist, die emotional und engagiert sein soll und das Publikum zum Handeln aufruft.

Dass die Sprache einfach und verständlich sein soll, scheint allen Präsentieren­den klar zu sein, aber auch hier seien folgende Anmerkungen zur Optimierung erlaubt: Neben kurzen Sätzen wird zu einer dem Zuschauer angemessenen Ver­wendung von Fremd- und Fachworten geraten. Die Konkretheit der Sprache lässt sich durch rhetorische Figuren wie Vergleiche, rhetorische Fragen, Metaphern, Selbstkorrekturen und andere Stilmittel zum Ausdruck bringen. Entscheidend ist dabei immer, dass man das Interesse des Gegenübers weckt und ihn anregt durch das Einnehmen seines Blickwinkels und durch das Anführen konkreter Beispiele.

3. The Other Side (TOS)

Der Empfänger der Botschaft wird vom Autor als TOS bezeichnet, da diese Ausdrucksweise sehr generell verwendet werden kann und sich im angelsäch­sischen Bereich etabliert hat. In Seminaren hat sich überdies herausgestellt, dass die Merkfähigkeit des einfachen TOS-Begriffes sehr hoch ist, auch weil ange­merkt wird, der Ausdruck reime sich auf Boss. Diese Koinzidenz unterstreicht die Wichtigkeit, die TOS in der Vorbereitung auf eine Präsentation erfahren sollte. Denn um jemanden überzeugen zu können, müssen der Blickwinkel und die Gefühle des Gegenübers so weit wie möglich bekannt sein. Dies kann erreicht werden durch gezielte Fragestellungen und deren möglichst konkrete Beantwortung. Die wesentlichen Fragen lauten: Wer genau ist TOS? Welcher Berufsgruppe oder sozialen Schicht gehört er an? In welcher Altersgruppe befindet er sich? Welches Bildungsniveau hat er? Welche Erwartungen und welchen Kenntnisstand vom Thema hat er? Mit welchen Gefühlen kommt er? Was soll TOS am Ende der Präsentation genau wissen, fühlen und tun? Welche Fragen, Einwände oder Bedenken könnte TOS vorbringen? Welche Beziehung hat der Präsentierende zu TOS? Wie soll angemessen reagiert werden, wenn eine sehr kritische Frage von einem aggressiven und unsympathischen TOS gestellt wird? Welchen Nutzen oder Mehrwert hat die Präsentation für TOS?

Die Erfahrungen des Autors zeigen, dass diese Fragen unzureichend gestellt werden und damit zu Abstrichen im Ergebnis von guten, das heißt adressaten­orientierten Präsentationen führen.

Will man insbesondere die Einstellung von TOS ändern, so sollte man TOS das Gefühl von kognizierter Kontrolle geben: Erklärbarkeit und Sinnvermittlung, Vorhersehbarkeit und Transparenz sowie Beeinflussbarkeit müssen vorhanden sein. (Frey/Jonas 2002) TOS muss folglich das „Warum“ und „Wieso“ der Einstellungsänderung erkennen und sehen, welchen Sinn diese hat. Darüber hinaus sollte durch klare Orientierung das inhaltliche und zeitliche Drehbuch bekannt sein. Unter dieser Bedingung kognizierter Kontrolle erhöht sich die Bereitschaft, Einstellung und Verhalten zu ändern. Allerdings wird in der Praxis häufig fundamental gegen dieses Kontrollprinzip verstoßen.

4.    Der Präsentierende

Die Wirkung einer Präsentation hängt naturgemäß wesentlich von der Person des Präsentierenden ab. Wie in den klassischen Yale-Studies (Hovland/Janis/Kelley 1953) gezeigt wurde, ist es gerade dann wichtig, den richtigen Kommunikator zu finden, wenn Einstellungen zu Perso­nen oder Sachverhalten erzeugt oder verändert werden sollen. Je höher seine Glaubwürdigkeit, Vertrau­enswürdigkeit und Expertise, umso wahrscheinlicher ist es, dass die Zuhörer ihre Einstellung in Richtung des Präsentierenden prägen oder ändern.

Diese Wirkung des Kommunikators hängt nicht nur davon ab, was er sagt, son­dern auch davon, wie er es sagt. Diese Art und Weise bezieht sich auf den ver­balen Ausdruck sowie auf den paraverbalen stimmlichen Anteil und die nonver­bale körpersprachliche Begleitung der Äußerung. Für eine überzeugende und glaubwürdige Wirkung müssen alle drei Ausdrucksebenen kongruent beziehungsweise widerspruchsfrei sein. In der persönlichen Vorbereitung des Präsentierenden ist darauf zu achten, dass von allen drei Bereichen die gleiche Botschaft ausgeht. Besonders bei inneren Konflikten oder wenn dem Präsentie­renden das Thema opak oder irrelevant erscheint, macht sich dies durch wider­sprüchliche Aussagen auf den verschiedenen Ausdrucksebenen bemerkbar.

Im Einzelnen ist beim lauten Proben des Vortrags darauf zu achten, dass auf der verbalen Ebene die Sätze nicht zu lang werden und die Satzverbindungen nicht unnötig durch Verbindungspartikel wie “und“ oder “das heißt“ aneinander ge­reiht werden. Des Weiteren sollten Störpartikel wie „äh“ und Floskeln wie “vielleicht“‚ „ein Stück weit“ oder ähnliche durch Weglassen und Pausensetzung kompensiert werden.

Beim paraverbalen Ausdruck sollte auf Natürlichkeit der Stimme und wesent­liche Betonung geachtet werden. Abwechslung bei Tempo und Pausen sollte auf die Angemessenheit von Sprechabsicht und Person abgestimmt sein und bei der Artikulation weder ein Nuscheln noch ein überbetontes, gespreiztes Sprechen toleriert werden.

Beim nonverbalen Ausdruck ist ebenso darauf achtzugeben, dass die einzelnen Sprechabsichten der Körperhaltung, der Gestik und der Mimik entsprechen. Hier ist vor allem auf eine authentische, unverkrampfte Form zu achten, die wenn sie nicht gegeben ist, sich durch eine angespannte Stimme, fahrige Gestik, hektischen Blickkontakt und übergroße Lächelspannung verrät.

Häufig werden inkongruente Botschaften auf diesen drei Ebenen durch Nervo­sität oder Lampenfieber verursacht; und auch die Symptome für Lampenfieber treten auf drei Ebenen auf: auf körperlicher Ebene, im Bewegungs- und Sprech­verhalten sowie auf kognitiv-emotionaler Ebene.

Auf der körperlichen Ebene kommt es zu schnellerer und höherer Atmung, der so genannten Leistungsatmung, verbunden mit einer Erhöhung der Herz­frequenz, dem vermehrten Freisetzen von Stresshormonen und einer Über­spannung der Gesamtmuskulatur.

Auf der Ebene des Bewegungs- und Sprechverhaltens fällt eine eingeschränkte Motorik verbunden mit angestrengtem Stimmklang auf. Häufig sind auch bei großem Lampenfieber eine eingeschränkte Wahrnehmungsfähigkeit, fehlender Blickkontakt und eine Zunahme von Verlegenheitslauten und Floskeln zu be­obachten.

Auf der kognitiv-emotionalen Ebene führen bestimmte Einstellungen und Ge­fühle zu leistungshemmenden Präsentationen. So beeinflusst ein hoher An­spruch an sich selbst bis hin zum Perfektionsdrang die Gefühle negativ, da sie zu ständigem Hinterfragen, Verunsicherung, negativer Selbsteinschätzung und Angstgefühlen führen können. Die Folge ist ein Vermeidungsverhalten durch Überforderung.

Entsprechend der Ursachen auf drei Ebenen lassen sich auch drei verschiedene Lösungsansätze zum gekonnten Umgang mit Lampenfieber definieren.

Auf der körperlichen Ebene empfehlen sich Atem- und Entspannungsübungen, Lockerungsübungen für den Stimm- und Artikulationsbereich sowie ganz allgemein lockere Bewegung zum produktiven Freisetzen der Stresshormone.

Beim Bewegungs- und Sprechverhalten hat sich am besten eine Sprechprobe bewährt. Dabei ist vor allem auf eine sehr einfache und gut nachvollziehbare Struktur zu achten. Auch das Bewusstmachen einer sicheren, souveränen Körperhaltung mit klarem Blickkontakt hilft bei der Umsetzung in den gewünschten Präsentationsmodus einer entspannten Konzentration.

Auf der kognitiv-emotionalen Ebene helfen das gezielte Hinterfragen negativer Einstellungen ebenso wie das Zurückdenken an gute Erfahrungen. Verbliebene Unsicherheiten lassen sich durch entsprechende Vorbereitung eliminieren. Für die intrinsische Motivation hat sich das Arbeiten mit positiven, mentalen Leit­sätzen sehr bewährt. Dabei handelt es sich um eine Autosuggestion, die die eigene Denkweise prägt. Dieser Leitsatz ist immer ein einfacher Satz ohne Ver­neinungen wie „nicht“, „kein“ usw. Dieser Satz muss leicht auszusprechen sein. Er kann zu konkreten Handlungen wie etwa „Ich werde TOS direkt ansehen“ oder zu allgemeinen Verhaltensformen auffordern wie „Ruhig bleiben!“, „TOS ist mir wichtig!“ und „TOS – ich werde dich überzeugen!“. Da komplexe Leitsätze nicht funktionieren, sollen sie nur einen Aspekt berücksichtigen. Wichtig ist, dass dieser Leitsatz mehr ist als bloße Technik. Er muss intensiv mitgedacht und mitgefühlt, im Geiste immer wieder durchgegangen und kurz vor der Präsentation nach Möglichkeit laut ausgesprochen werden.

Wenn diese wenigen Punkte bei der Vorbereitung zu einer Präsentation berück­sichtigt werden, so wird sie nicht zwangsweise eine mitreißende, aber vermut­lich besser als das oft zitierte „suboptimal“. Voraussetzung ist allerdings einmal mehr ein Wort des Dichterfürsten Johann Wolfgang von Goethe: „Wissen allein genügt nicht. Man muss auch anwenden. Wollen allein genügt nicht. Man muss auch tun.“

Literatur

Frey, D./Jonas, E. (2002): Die Theorie der kognizierten Kontrolle. In: D. Frey / M. Irle (Eds.), Theorien der Sozialpsychologie, Vol. 3, Huber, Bern, 13-50.

Hovland, C. I./Janis, I. L./Kelley, H.H. (1953): Communication and persuasion: Psychological studies of opinion change, Yale University Press, New Haven, CT.

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Rixgens, Jürgen, RIXCOM – Wirksame Kommunikation, Scheideggerstraße 10 c,
D – 81476 München, http://www.rixcom.de/, www.rixcom.eu

Lebenslauf: Jürgen Rixgens, geboren am 24. April 1959, Inhaber des Unternehmens RIXCOM – Wirksame Kommunikation, ist ein Mann aus der Theorie und für die Praxis. Im Rahmen seines Studiums für Lehramt an Gymnasien, als Übersetzer und Journalist beschäftigte er sich in der Vergangenheit intensiv mit theoretischen Hintergründen der Kom­munikation. Als Co-Autor verfasste er im Jahr 2004 einen Fachbeitrag zum Thema „Inter­kulturelle Kommunikation“ im Buch „Corporate Speaking“ der Repräsentanz Expert. Heute arbeitet er als Moderator, TV-Coach und Kommunikationstrainer eng mit Spitzenmanagern aus der Wirtschaft zusammen und erlebt bei seinen Präsentationsseminaren, wie wahr der Ausspruch Kurt Lewins „Es gibt nichts Praktischeres als eine gute Theorie“ auf die Wirklich­keit zutrifft, wenn man dabei psychologische Prämissen nicht aus dem Auge verliert.

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