Der Stellenwert innerbetriebl. Kommunikation aus Sicht der Unternehmensleitung

Abstract: Ausgehend von der Unternehmensstrategie sind die Ziele an jeden Mitarbeiter zu kommunizieren. Es werden im Unternehmen mehrere Kanäle der Kommunikation genutzt. In Zeiten von E-Mails, Blogs, Unternehmens-Wikipedias etc. ist und bleibt die persönliche Kommunikation das wichtigste Mittel der Kommunikation. Dabei sind einige Prämissen zu beachten, beispielsweise: Je nach Zielgruppe im Unternehmen muss eine entsprechende zielgruppenspezifische Sprache gesprochen werden, um sicherzustellen, dass die Ziele verstanden werden; die Kommunikation muss nicht nur mit Inhalten gefüllt sein, sondern auch Emotionen transportieren; die Kommunikation muss auf ethischen Werten beruhen.

 


Martin Kunschert

 

Der Stellenwert innerbetrieblicher Kommunikation aus Sichtder Unternehmensleitung

Vortrag bei den 6. Salzburger Rhetorikgesprächen im Mai 2009

 

 

1. Zur Notwendigkeit von Kommunikation im Unternehmen

Missverständnisse, Fehlschlüsse und falsche Auslegungen treten in jedem Unternehmen Tag für Tag auf. Die innerbetriebliche Kommunikation nimmt daher eine besondere Bedeutung im Unternehmen ein. Warum? Als Interne Kommunikation wird die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe oder Organisation verstanden, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe (Effizienz), Informationsverbreitung (Transparenz), Austausch (Dialog) sowie Motivation und Bindung. Damit ist die interne Kommunikation einer von zwei Teilbereichen der Unternehmenskommunikation. Jedes Unternehmen hat ein Ziel, eine Vision oder eine Strategie, die es langfristig verfolgen und erreichen will. Ausgehend von dieser Strategie müssen heute von jedem Mitarbeiter individuelle Leistungen erbracht werden, die mit den übergeordneten Zielen kongruent sind. Die Kommunikation an die Mitarbeiter dient dabei vor allem folgenden Zwecken1:

  • Förderung des Leistungsbeitrages

Jeder Mitarbeiter/-in muss die langfristigen Ziele / Strategien kennen und verstanden haben. Deren Kenntnis ist für die Erledigung von Aufgaben und die Ausrichtung der Aktivitäten auf die Unternehmensziele absolut notwendig.

  • Stärkung der Identifikation

Wenn Mitarbeiter/-innen die Aktivitäten der Unternehmensführung kennen, sie verstehen und als sinnvoll erachten, fördert dies die Identifikation mit diesen Zielen und damit unternehmerisches Handeln.

  • Schaffung und Erhaltung einer Vertrauensbasis

Mitarbeitern ohne „ausreichende“ Information fehlt die Vertrauensbasis für ihr Leistungsverhalten. Wissensmonopole, Gerüchte und illoyale Kräfte werden durch Information vermindert.

  • Element der Partnerschaft

Mitarbeiter/-innen werden Partner der Unternehmensführung. Mitwissen schafft die Voraussetzung für Mitwirken und Mitverantwortung. Information soll die Achtung vor der personalen Würde der Mitarbeitenden zum Ausdruck bringen.

2. Formen der Kommunikation

Dabei unterscheide ich zwischen zwei Formen der Kommunikation, die schriftliche und die mündliche Kommunikation. Die mündliche, zwischenmenschliche Kommunikation besitzt m.E. im Unternehmen eine Schlüsselrolle, sie ist ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Unternehmensführung. Nahezu alle Tätigkeiten wie Planungen, Entscheidungen, Berichte, Beratungen, etc. setzen Fragen, Antworten und Gespräche voraus. Kommunikations-und Informationsflüsse erstrecken sich auf den gesamten innerorganisatorischen Bereich.

Für den Erfolg der persönlichen Kommunikation spielen zwei Ebenen eine Rolle, die inhaltlich-sachliche Ebene und die Beziehungsebene. Die inhaltlich-sachliche Ebene ist idealer Weise geprägt von Effektivität und Effizienz. Also zunächst das Richtige zu kommunizieren im Sinne der Effektivität und dies in einer präzisen und zielgruppengerechten, also effizienten Art. Auf der Beziehungsebene ist vor allem das „Wie“ der Kommunikation von Bedeutung. Diese muss m.E. zwingend auf ethischen Grundwerten beruhen. Beispiele ethischer Grundwerte sind:2

Wahrhaftigkeit
Gerechtigkeit
Verantwortung
Toleranz
Gesprächsbereitschaft
Solidarität
Ehrlichkeit
Das gegebene Wort halten
Kritik üben, aber auch Kritik akzeptieren können

Die Schnittstelle der Umsetzung, also der zentrale Punkt, durch den die Strategie in Handeln umgesetzt wird, fällt den Führungsprozessen zu. Führungsprozesse beinhalten neben handwerklichen Aufgaben vor allem Kommunikation. Eine bedeutende Rolle kommt hierbei den Führungskräften im Unternehmen zu. Denn durch ihre Vorbildfunktion können Sie diesen Anspruch an Richtiger Kommunikation zum Leben erwecken und auch von anderen einfordern. Jedoch nicht nur Führungskräfte sollen Richtige Kommunikation leben, sondern sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens. M.E. ist dies eine der wesentlichen Voraussetzungen für ein gutes Miteinander und zur Erreichung der gemeinsamen Ziele. Hier ist es wichtig, im Unternehmen einen Schwerpunkt in der systematischen und langfristig ausgerichteten Führungskräfte-und Mitarbeiterentwicklung zu setzen. Regelmäßige Weiterbildungen in Kommunikation, Rhetorik und Ethik sowie Führung sind hierbei zwingend. Auf mich selbst reflektierend verbringe ich einen Großteil meiner täglichen Arbeitszeit mit Kommunikation. Hierbei informiere ich in verschiedenen Formen, mündlich wie schriftlich, versuche, wenn möglich, Metakommunikation durch Feedback, Anerkennung und Kritik zu betreiben und repräsentiere das Unternehmen nach Innen und Außen. Auch ich bilde mich regelmäßig in Rhetorik und Kommunikation weiter, um auch selbst das vorleben zu können, was ich von anderen einfordere.

In größeren Unternehmen ist die Bedeutung der Kommunikation organisatorisch fest verankert. Eigene Kommunikationsabteilungen halten die Fäden der innerbetrieblichen Kommunikation wie auch der Kommunikation nach Außen fest zusammen. Oftmals erfolgt die Kommunikation auf Basis unternehmensspezifischer Kommunikationsgrundsätze und -richtlinien.

Das innerbetriebliche Kommunikationsmedium nimmt dabei verschiedene Formen an. Ich unterscheide zwischen klassischen und elektronischen Formen:

Zu den klassischen Formen der innerbetrieblichen Kommunikation gehören:

  • Mitarbeiterzeitung
  • Veranstaltungen wie z.B. Betriebsversammlungen
  • Informationsbrief
  • Schwarzes Brett
  • Mitarbeitergespräch Elektronische Medien der innerbetrieblichen Kommunikation sind: E-Mail Foren Wikis Blogs Intranet Online-Newsletter Chat/Webkonferenzen/Instant Messaging Videokonferenz. In der Internen Kommunikation werden in der Regel Push-mit Pull-Instrumenten kombiniert. Push-Instrumente sind solche Medien, die Informationen direkt an eine bestimmte Empfängergruppe herantragen, z.B. E-Mails. Pull-Medien hingegen stellen Informationen auf einer bestimmten Plattform zur Verfügung, müssen jedoch aktiv abgerufen werden (beispielsweise Informationen in einem Intranet-System).

 

3. Innerbetriebliche Kommunikation am Beispiel der Mitarbeiterzeitung

Die Mitarbeiter-Zeitung/-Zeitschrift ist die umfassende, am weitesten verbreitete Form der heutigen Mitarbeiter-Information. Sie gilt als wichtigstes Medium und ist in vielen Unternehmen das einzige regelmäßig erscheinende, schriftliche Bindeglied zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Daher möchte ich nachfolgend näher auf diese Form der innerbetrieblichen Kommunikation eingehen und einige strategisch-sowie operativ-inhaltliche Überlegungen hierzu anstellen:3

Die Information im Rahmen einer Mitarbeiterzeitung soll sich auf alle Bereiche des Betriebslebens erstrecken. Sie sollte ebenfalls sämtliche arbeitsrelevanten Aspekte integrieren, die mit der Produktion, den Produkten, mit unterschiedlichen sozialen Fragen, mit Entwicklungen und Trends zusammenhängen.

Die dargebotenen Informationen dürfen niemals eine Scheinwelt aufbauen, d.h. die Realität im Unternehmen verfälschen. Vielmehr sollten Stärken und Schwächen aufgezeigt werden und durch sachliche Kritik die Behebung von Schwachstellen angeregt werden. Als wichtige Voraussetzung ist ein offenes und vertrauensvolles Betriebsklima unabdingbar, das in einem gemeinsamen (auch kritischen) Dialog die innerbetriebliche Kommunikation fördert.

Die Einbahninformation von oben nach unten ist durch mehrwegige Information (vertikal und horizontal) zu ersetzen.

Die MAZ muss also auch die Mitarbeitenden zu Wort kommen lassen.

Damit die MAZ ihre Aufgaben im Rahmen der innerbetrieblichen Kommunikation erfüllen kann, muss sie glaubwürdig sein. Voraussetzung dafür ist, dass die Texte sachlich richtig sind.

Die Texte in der MAZ müssen betriebsnah, verständlich, ausgewogen sein; einseitige Darstellungen, bewusste Irreführungen oder bewusste entstellende Weglassungen sind zu vermeiden.

Eine Befragung kann Auskunft darüber geben, wie die MAZ bei den Mitarbeitenden ankommt, und welche inhaltlichen Bedürfnisse diese haben.

Die Kosten für die Herstellung der MAZ müssen in einem dem Kommunikationszweck entsprechenden Rahmen bleiben.

 

4. Zusammenfassung

Die Bedeutung innerbetrieblicher Kommunikation steht außer Frage. Nicht umsonst investieren Unternehmen einen nicht unerheblichen Teil der Unternehmensressourcen in diese Kommunikation. Aus diesem Grund möchte ich den Stellenwert der innerbetrieblichen Kommunikation mit einigen subjektiven Gestaltungsempfehlungen abrunden:

Unternehmungsgrundsätze und -kultur

Im Unternehmensleitbild bzw. in den unternehmensinternen Führungsgrundsätzen sollte eine offene und aktive Kommunikation fest verankert werden. Dies gibt den Mitarbeitenden eine Orientierung und fördert sogleich die gewünschte Kommunikation untereinander.

Eine explizite Erwähnung einer offenen und aktiven Kommunikation im Unternehmensleitbild wirkt positiv auf die Belegschaft, sollte sich jedoch in einer offenen Kommunikationskultur wiederfinden.

Nur durch eine Kultur des Vertrauens kann die geforderte innerbetriebliche Kommunikation wachsen.

Die innerbetrieblichen Kommunikationsprozesse sollten transparent und dialogorientiert ausgestaltet sein. Dies schafft Vertrauen in die Kommunikationskultur als Ganzes und fördert zugleich aktives Kommunizieren.

Kommunikation und Qualifizierung

„Man kann nicht nicht kommunizieren“ 4(Paul Watzlawik). Dieses Zitat von Paul Watzlawik ist unbestritten richtig, jedoch kommt es auch auf das „Wie“ des Kommunizierens an. Aus diesem Grund sind die Aus- und Weiterbildung aller Unternehmensangehörigen in Sachen Kommunikation Voraussetzung für eine lebendige und dialogorientierte Kommunikationskultur von großer Bedeutung.

Es sollte ein Paradigmenwechsel des Lernens stattfinden, weg vom instruktiven hin zum konstruktiven Lernen. Mitarbeiter lernen schneller und besser, wenn das Lernen durch Handeln erfolgt statt durch frontale Wissensvermittlung.

Die Begleitung des gesamten Unternehmens hin zu einer kommunikativen Einheit kann gut durch Team- und Projektarbeit gefördert werden.

Durchgängigkeit von Kommunikationsprozessen

Transparente Kommunikationsprozesse decken eigene innerbetriebliche Kommunikationsmängel auf und sorgen dafür, dass die Kommunikation als ständiger Verbesserungsprozess aufgefasst wird, den jeder Unternehmensangehörige aktiv mitgestalten kann.

Tradierte bürokratische sowie hierarchische Strukturen wirken grundsätzlich einer durchgängigen Kommunikation entgegen. Sie sollten, soweit möglich, abgebaut bzw. auf ein Mindestmass reduziert werden.

Ziele, auch kulturelle und kommunikative Werte, können gut in jährliche Zielvereinbarungen integriert werden. Hierdurch kann im Unternehmen dem Leben dieser Ziele ein formelles Raster gegeben werden.

Wie Sie aus den Ausführungen am Beispiel der Mitarbeiterzeitung sowie den allgemeinen Gestaltungsempfehlungen entnehmen können, bilden ethische Grundwerte das Fundament der innerbetrieblichen Kommunikation. Die Beachtung dieser Werte ist m.E. genauso wichtig, wie die Kommunikation an sich.

 


Angaben zum Autor:

Dr. Martin Kunschert
ELESTA relays GmbH
Heuteilstrasse 18
CH – 7310 Bad Ragaz


Literatur

Bestard Comas, Joan (2007): Zehn ethische Grundwerte, Mainz.

Gaugler, E. / Oechsler, W. A. / Weber, W. (Hrsg.): Handwörterbuch des Personalwesens HWP, 3. Aufl., Stuttgart 2004.

Meisert, Hansjürgen (1997): Mitarbeiter besser informieren. Theorie und Praxis der Unternehmenspublizistik. Ein Handbuch für die redaktionelle Arbeit. Frankfurt am Main.

Thom, Norbert (o. Jg.): Modul 8 -Innerbetriebliche Kommunikation, Bern

Watzlawick, Paul: Menschliche Kommunikation, Bern 1969.


[1] vgl. Gaugler et al. (1995): 1177 f.

 

[2] vgl. Bestard (2007): 135.

 

[3] vgl. auch Meisert (1997): 24 und Thom o.Jg.: 179 ff.

 

[4] Watzlawick (1969): 53.